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Raum: Berlin / Stellen-ID: 715-2372

Für unseren Kunden, eines der renommiertesten Handelsunternehmen in Europa, suchen wir eine/n

Assistant Empfang und Office Management (m/w)

Eine Top-Funktion …

  • Organisation und Koordination sind Ihr Plaisir
  • Doch auch im Backup-Support macht Ihnen so schnell niemand etwas vor
  • Vielleicht kommen Sie sogar aus der Hotellerie oder aus dem Tourismus
  • Eine Traumstelle für Talente mit dem wachen Blick, dem herzlichen „Welcome“ und dem Spaß am Kontakt mit Menschen

Fachleute der Hotellerie, desHospitality Managements, desTourismus Managements oder der Allrounder-Assistenz aufgepasst! Das ist Ihre Traumstelle!

  • Organisation und Koordination bestimmen Ihren Arbeitstag
  • Professionelles Schnittflächenmanagement in der deutschen und in der englischen Sprache machen Ihnen Freude
  • Sie sind das personifizierte „Welcome“, sei es im persönlichen Kontakt oder am Telefon
  • Sie sind gerne und mit Überzeugung professioneller Dienstleister und kompetenter Ansprechpartner
  • Sie leisten auch gerne Backup im administrativen Bereich

Sie erkennen sich wieder? Dann sollten Sie weiterlesen.

Unser Kunde ist eines der renommiertesten Handelsunternehmen mit vielen Standorten in Europa. Hier wird dynamische und ganzheitliche Arbeit geleistet. Die Kundenzielgruppen sind hochkarätig, die Teams und das Arbeitsumfeld äußerst professionell und sympathisch.

Das Officegebäude ist ganz neu, modern und sehr schick!

Der Empfang ist ein lebendiger Platz, an dem die Telefone klingeln, Mandanten und Besucher ankommen und von Ihnen freundlich begrüßt, betreut oder auch jeweils zu den Räumlichkeiten begleitet werden. Sie buchen Konferenzräume und Taxis, Sie drucken Präsentationen aus, nehmen Wünsche entgegen und sorgen für deren Erfüllung. Eingehende Anrufe in deutscher oder englischer Sprache nehmen Sie routiniert entgegen und leiten diese oder die Nachrichten der Anrufer professionell weiter.

Vielseitigkeit ist hier das Stichwort – hier erst einmal Ihre maßgeblichen Aufgaben auf den Punkt gebracht – der Empfang:

  • Empfang der hochkarätigen Mandanten
  • Professionelles Schnittflächenmanagement zu allen Zielgruppen
  • Buchung der Konferenzräume und Organisation der Konferenztechnik
  • Koordination und Organisation von Shuttle Services (Taxi, Chauffeure etc.)
  • Verantwortung für die Repräsentation des Hauses (Blumen, Organisation von Caterings, Informationsmanagement im Hinblick auf Restaurants und Kultur etc. an Mandanten)
  • Kompetenter Ansprechpartner in Form des personifizierten, lächelnden Switchboards
  • Posteingang und Postverteilung
  • Kleinere Botengänge in Selbstabwicklung
  • Freundlicher Ansprechpartner für Lieferanten, Facility-Personal etc.
  • Top Visitenkarte des Hauses mit sehr guten Englischkenntnissen

Ihre Aufgaben im Office Management:

  • Organisation von Meetings
  • Koordinierung der Konferenzräume
  • Bedienung der Video- und Telefonkonferenzanlage
  • Bestellung von Büromaterialien
  • Vorbereitung von Präsentationen
  • Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
  • Flugbuchungen
  • Wartung und Pflege der EDV-technischen Einrichtungen

Wir freuen uns auf Sie, auf das Organisations- und Kommunikationstalent, aber auch auf Ihre Fähigkeiten der allgemeinen Office Organisation:

  • Als Hintergrund haben Sie eine Ausbildung in derHotellerie oder einen Bachelor in Hospitality Management und schon entsprechende Erfahrung am Front Desk gesammelt
  • Sie kommen aus dem Bereich Tourismus Management oderMultilingual Assistance / Bachelor in Business Administration mit entsprechender Assistenzerfahrung und haben einfach Spaß daran, Switchboard und Multitasker in einem renommierten Ambiente zu sein oder
  • Sie waren schon einmal Allrounderin (m/w) innerhalb eines Offices, sozusagen der / die All-In-One

Und hier nun unser Wunschkonzert – denn träumen ist erlaubt:

  • Sie verfügen über gute Kenntnisse der englischen Sprache
  • Die gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sind Ihnen vertraut
  • Als Organisationstalent denken und handeln Sie team- und dienstleistungsorientiert
  • Kommunikation, Telefonate und Interaktion national und international machen Ihnen einfach sehr viel Freude
  • Freundliche und zuvorkommende Umgangsformen sowie Ihr gepflegtes äußeres Erscheinungsbild machen Sie zu unserem Star
  • Doch auch in der Assistenz und im Office Management macht Ihnen so schnell niemand etwas vor
  • Ihre absolute Vertrauenswürdigkeit und Loyalität runden unser Traumprofil ab

Eines ist sicher: hier sind Sie der zentrale Mittelpunkt, der erste Ansprechpartner und damit der Repräsentant des Unternehmens. D.h.: Ihre Professionalität, Ihre Ganzheitlichkeit und Ihre Talente, hochkarätiger Klientel ein gespürtes „Herzlich Willkommen“ zu geben, mit Organisationstalent mehrere Bälle auf einmal in der Luft zu halten und der zu sein, auf den man einfach nicht mehr verzichten möchte, der strahlend, mit Koordination und Organisation brilliert, machen Sie zu unserem Traumkandidaten (m/w).

Es erwarten Sie ein wirtschaftlich sicherer, moderner und gepflegter Arbeitsplatz, ein wunderschönes, erfolgreiches und dynamisches Ambiente, sehr sympathische Kollegen mit einem guten Arbeitsspirit und eine angenehme, kollegiale Atmosphäre, auf die man sich täglich freuen kann.

Herzlich willkommen! Join the team!

Bitte senden Sie uns Ihren ausführlichen, tabellarischen Lebenslaufper E-Mail zu ( info@perse-gmbh.de). Die kompletten Bewerbungsunterlagen fordern wir individuell, gleichsam per E-Mail, ein.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass regelrechte Bewerbungsmappen, die uns per Post erreichen, nicht zurückgesandt werden.

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Ansprechpartner

Frau Dagmar Sievert

Per Se GmbH
Posseltstraße 10
69120 Heidelberg

Tel.: (+49) 06221/58 50 90
Fax: (+49) 06221/58 50 920

Mail: info@perse-gmbh.de

Jobdetails

Position: Assistant Empfang und Office Management (m/w)

Raum: Berlin

Stellen-ID: 715-2372

Assistenz / Executive Assistance, Empfang / Rezeption / Front Desk, Management Assistance, Beratung / Consulting, Wohnungswirtschaft / Immobilien / Real Estate, Event Management, Administration / Sachbearbeitung / Sekretariat

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