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Für unseren Kunden, einen weltweit agierenden Industriekonzern, suchen wir eine/n

Sekretärin / Assistentin (m/w) - Director Global

Wir suchen Sie: Die Sekretärin / Assistentin (m/w) für den Director Global

• Ihre sehr guten Kenntnisse in Englisch in Wort und Schrift
• Ihr professionelles Prioritätenmanagement
• Ihre souveräne 360°-Betreuung für perfekte Sekretariats- und Ablaufprozesse
• Ihre emotionale Intelligenz und Ihr interkulturelles Verständnis für internationale, anspruchsvolle Zielgruppen
• Ihr professionelles Prozesstracking – Ihr erprobtes Organisations- und Koordinationsgeschick

Unser Kunde ist ein hoch erfolgreicher Industriekonzern, weltweit aktiv, mit einem breit aufgestellten Leistungsspektrum.

Es gilt, diese spannende und anspruchsvolle Funktion der Sekretärin / Assistentin (m/w) des Directors zu besetzen, eine Position, für welche wir eine souveräne, ganzheitliche, professionell agierende Sekretärin / Assistentin suchen.

Sie sind der Profi der Organisation, der Administration und der Assistenz, der Multitasker, dem es leicht fällt, 10 Bälle auf einmal in der Luft zu halten: Vom komplexen Terminmanagement über die Erstellung von Sitzungsprotokollen, die Durchführung von Recherchearbeiten bis hin zur Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, die Vorbereitung von Meetings, die nationale und internationale Korrespondenz, überall ist ihre organisatorische und koordinatorische Kompetenz willkommen.
Auch in der Erstellung von anspruchsvollen Präsentationen macht Ihnen so leicht keiner etwas vor.

Sie sind die Schnittstelle zum sympathischen Team Inhouse und zu den wesentlichen Zielgruppen nach außen, und von denen gibt es einige, bedingt durch die Position Ihres Vorgesetzten.
Durch Ihre Macherqualitäten „laufen die Dinge einfach rund“!

Der Arbeitsalltag bringt immer wieder Überraschungen, doch als Profi behalten Sie trotz effizientem Arbeitstempo die Ruhe, vermögen es, Prioritäten zu setzen, die rechte Hand zu sein, das zweite Gedächtnis und auch die Problemlöserin, wenn anscheinend nichts mehr geht.

Hier Ihre vielfältigen und sehr verantwortungsvollen Aufgaben für Ihren Vorstand auf den Punkt gebracht:

• Anspruchsvolles, komplexes Terminmanagement
• Reisemanagement und Reisekostenabrechnung
• Unterstützung und Kontrolle des Zeitmanagements Ihres Vorgesetzen
• Internationale Korrespondenz nach Banddiktat, Stichworten und selbstständig
• Prioritätensetzung – innerhalb der Agenda – selbstständig und auf Zuruf
• Die Vorbereitung komplexer Meetings und Vorstandssitzungen (in regelmäßigen Turni)
• Erstellung von anspruchsvollen PowerPoint-Präsentationen
• Schnittflächenmanagement/Informationsmanagement zu allen wesentlichen Zielgruppen
• Prozesstracking, Informationsweitergabe und -kanalisierung
• Rolle als Moderator und Seismograph in alle Richtungen
• Ablage

Wir freuen uns über Ihr Zeitgefühl, Ihr betriebswirtschaftliches / kaufmännisches Verständnis, Ihre emotionale und soziale Kompetenz für diese anspruchsvolle und herausfordernde Funktion.

Ihre Kommunikationskompetenz ist die Basis für vieles, Sie sind der Dreh- und Angelpunkt auch für internationale Ansprechpartner, die sympathische Koordinatorin, die Selektorin der wichtigen Informationen, die, die dem Vorgesetzten im Arbeitsalltag entlastet, den professionellen und vorausschauenden Backup-Support bietet, damit er sich ganz seinen strategischen Aufgaben widmen kann.

Spannung pur, ein sympathisches Unternehmen und vor allem ein äußerst sympathischer Manager erwarten Sie, freuen sich auf Ihre Unterstützung, auf Ihren „Go“ und auf Ihre Lust, internationales Sekretariat zu leben.

Daher unser Idealprofil wie folgt:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit guten Noten – vorzugsweise innerhalb eines Großunternehmens
• Gerne auch Ihr Bachelor-Degree im Bereich International Business Administration oder Vergleichbares
• Vor allem professionelle Erfahrung im Sekretariats- und Assistenzgeschehen auf Management-Ebene
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ihren professionellen Umgang mit dem MS Office Paket und allen modernen Kommunikationsmitteln innerhalb des Backoffice-Bereiches
• Qualität, Professionalität und Menschlichkeit sind Ihre gelebten Attribute der Sekretariats- und Assistenztätigkeit
• Ihre Arbeitsweise ist analytisch einerseits, hands-on und lösungsbezogen andererseits
• Client-first und „geht nicht gibt’s nicht“ sind Ihre Devise
• Selbstständigkeit verbunden mit guten Teamplayereigenschaften
• Die Fähigkeit des „big pictures“
• Die Kompetenz des Vorausdenkens, Mitdenkens und der Detailtreue, dabei Organisations- und Koordinationstalent

Ihre Professionalität, Ihr proaktives Vorausdenken und Mitdenken sind die Garanten, um Ihrem Manager den Rücken für seinen verantwortungsvollen Arbeitsalltag freizuhalten.

Sie sind der sympathische und souveräne Ansprechpartner nach außen und nach innen, die professionelle Visitenkarte des Hauses.
In Ihrem Schnittflächen- und Kommunikationsmanagement arbeiten Sie vertrauensvoll mit den anderen Teammitgliedern, aber eben auch souverän mit den hochkarätigen Zielgruppen.
Durch Ihre Berufserfahrung in einer vergleichsweise anspruchsvollen Assistenz in einem internationalen und menschlich geprägten Firmenumfeld überzeugen Sie mit einem guten Menschengespür, gutem Allgemeinwissen, gepflegten Umgangsformen und einem repräsentativen und souveränen Auftritt.

Ihr Sinn für Machbarkeit und Ihre Umsetzungsstärke, Ihr Verständnis für Zusammenhänge und die Fähigkeit zu kombinieren, machen Sie unschlagbar in Ihren assistenzspezifischen Aufgaben.
Eine vielseitige Position, in welcher Sie natürlich internste Informationen, Zahlen, Daten und Fakten verarbeiten, d.h. wir suchen für unseren Kunden eine langfristige Besetzung mit Diskretion und Loyalität.

Herzlich willkommen! Join the team!

Bitte senden Sie uns zunächst Ihren ausführlichen, tabellarischen Lebenslauf per E-Mail zu (info@perse-gmbh.de). Die kompletten Bewerbungsunterlagen fordern wir in Folge individuell, gleichsam per E-Mail, ein.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass regelrechte Bewerbungsmappen, die uns per Post erreichen, nicht zurückgesandt werden.


Ihr Ansprechpartner:

Frau Dagmar Sievert
Per Se GmbH
Posseltstraße 10

69120 Heidelberg

Tel.: 06221 / 58 50 90
Fax: 06221 / 58 50 920

Jobdetails:

Position: Sekretärin / Assistentin (m/w) - Director Global
Raum: Heidelberg
Stellennummer: 49-2146
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