Office Administrator – Office Coordinator (m/w)

Wir suchen Sie:

  • Mit erster Berufserfahrung in der Assistenz bzw. im Office Management
  • Wir freuen uns über Ihre sehr guten Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Wir suchen das Organisations- und Koordinationstalent, aber auch Ihren guten Umgang mit Zahlen und Ihre Nachhaltigkeit
  • Sie sind fit innerhalb des MS Office-Paketes – Word, Excel, PowerPoint sollten Sie auf sehr gutem Niveau beherrschen
  • Sie unterstützen den Aufbau des neuen Bürostandortes in allen administrativen und organisatorischen Themenbereichen – mit Ihren Talenten läuft es einfach rund an diesem sympathischen, neu gegründeten Standort in Hamburg

Unser Kunde gehört seit vielen Jahrzehnten zu den angesehensten internationalen Wirtschaftssozietäten. Dieses Haus berät seit jeher nationale und internationale Mandanten auf nahezu allen Gebieten des Wirtschaftsrechts.

Ein hohes Qualitätsniveau und sehr engagierte Mitarbeiter haben dieses Unternehmen in den vielen Jahren sehr erfolgreich sein lassen.

Das Unternehmen hat viele Niederlassungen in Deutschland und in Europa als auch im internationalen Ausland (USA, Asien etc.). In Deutschland wurde jetzt eine weitere Niederlassung gegründet und hier suchen wir genau das:

  • Ihre Professionalität, Ihre Rolle als Generalist und Spezialist
  • Sie als Office Coordinator und Office Manager (m/w), der den Aufbau des neuen Bürostandortes in allen administrativen und organisatorischen Themenbereichen unterstützt

Da das Unternehmen international aktiv ist und in regelmäßigem Kontakt steht zum englischsprachigen Ausland, werden Sie auch immer wieder Ihre sehr guten Englischsprachkenntnisse gezielt einbringen können.

Hier nun Ihre abwechslungsreichen Aufgaben als Office Administrator – Office Coordinator (m/w) auf den Punkt gebracht:

  • Sie unterstützen den Aufbau des neuen Bürostandortes in allen administrativen und organisatorischen Themenbereichen
  • Büromaterialverwaltung bis zur Gästebetreuung, Sie sind der zentrale Ansprechpartner
  • Sie koordinieren und organisieren die externen Dienstleister
  • Sie übernehmen die anspruchsvollen nationalen und internationalen Korrespondenzen für das Management
  • Sie bearbeiten deutsche und englische Dokumente, z.B. Verträge und Schriftsätze und formatieren Word- und Excel-Dokumente
  • Sie erstellen anspruchsvolle PowerPoint-Präsentationen
  • Sie verantworten das umfangreiche Terminmanagement und unterstützen bei der Mandatsverwaltung
  • Die Erstellung von Ausgangsrechnungen in Absprache mit den Managern liegt gleichsam in ihren Händen

In dieser Funktion als Office Administrator – Office Coordinator (m/w) sind Sie einerseits die Schnittstelle und die freundliche Kontaktperson nach außen sowie der wichtige Informant nach innen. Andererseits arbeiten Sie aber auch als Team Assistant dem Management zu. Man freut sich über Ihre administrativen Talente, aber eben auch Ihre Talente in der 360°-Betreuung rund um die Themen Organisation, Koordination, Schnittflächenmanagement bis hin zum Nachhalten, Priorisieren und Prozesse fest im Griff zu halten.

Kommunikationsstärke, ein repräsentatives äußeres Erscheinungsbild, Verbindlichkeit, Verhandlungsgeschick und Servicebereitschaft sind wesentliche Charaktermerkmale Ihrer Persönlichkeit und machen Sie zu unserem Office Administrator – Office Coordinator (m/w).

Allerbeste EDV-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) sind für Sie genauso selbstverständlich wie Diskretion, lösungsorientiertes Denken als auch Ihre Professionalität und Ausgeglichenheit, wenn Prozesse parallel laufen.

Ihre Freundlichkeit und Ihre gute Arbeitsstruktur machen Sie zu der besten Visitenkarte des Hauses, aber auch zum verlässlichen und intelligenten Ansprechpartner zum Management.

Daher lassen sich viele Idealprofile für die Position Office Administrator – Office Coordinator (m/w) vorstellen :

  • Sie kommen aus einer kaufmännischen Ausbildung und haben schon erste Berufserfahrung gesammelt
  • Wir freuen uns auch über Bachelor-Studiengänge mit erster Assistenzerfahrung

Oder

  • Sie kommen evtl. aus einem Beratungsumfeld (Consulting ) oder natürlich sehr gerne auch schon aus einem internationalen Kanzleiumfeld –

Hier sind wir wirklich offen und denken quer mit Ihnen

  • Grundbedingung ist : Sie haben einfach Spaß daran, mit Menschen umzugehen, Switchboard und Multitasker zu sein in einem hoch renommierten Ambiente

Eines ist sicher: alsOffice Administrator – Office Coordinator (m/w) sind Sie hier der zentrale Mittelpunkt, der erste Ansprechpartner und damit der Repräsentant des Unternehmens. Ihre Professionalität, Ihre Ganzheitlichkeit und Ihr Talent, mehrere Bälle auf einmal in der Luft zu halten und der zu sein, auf den man einfach nicht mehr verzichten möchte, der strahlend, mit Koordination und Organisation brilliert, machen Sie zu unserem Traumkandidaten (m/w).

Es erwarten Sie ein wirtschaftlich sicherer, moderner und gepflegter Arbeitsplatz, ein wunderschönes und erfolgreiches Ambiente, sehr sympathische Kollegen mit einem guten Arbeitsspirit und eine angenehme, kollegiale Atmosphäre, auf die man sich täglich freuen kann.

Herzlich willkommen! Join the team!

Wir freuen uns auf Ihren ausführlichen, tabellarischen Lebenslaufper E-Mail an info@perse-gmbh.de. Die kompletten Bewerbungsunterlagen fordern wir in Folge individuell, gleichsam per E-Mail, ein.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass regelrechte Bewerbungsmappen, die uns per Post erreichen, nicht zurückgesandt werden.

Ansprechpartner

Frau Dagmar Sievert

Per Se GmbH
Posseltstraße 10
69120 Heidelberg

Tel.: (+49) 06221/58 50 90
Fax: (+49) 06221/58 50 920

Mail: info@perse-gmbh.de

Jobdetails

Position: Office Administrator – Office Coordinator (m/w)

Raum:

Stellen-ID: -2630

Assistenz / Executive Assistance, Project Management / Projektmanagement, Recht / Jura / Legal, Vorstandsassistenz / Geschäftsführungsassistenz, BWL / VWL / Wirtschaftswissenschaften, Qualitätsmanagement / Quality Management, Prozessmanagement / Process Management, Office Management, Management Assistance, Beratung / Consulting, Tourismus / Hotellerie / Dienstleistung, Professional Services / Unternehmensberatung, Administration / Sachbearbeitung / Sekretariat, Kanzlei / Sozietät / Law Firm / Legal Office

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Dann freuen wir uns über Ihre Initiativbewerbung an
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